Organisez tout ce que vous pouvez imaginer avec Airtable

Airtable est une application de base de données multiplateforme qui vous aidera à organiser n’importe quoi d’une manière très simple et efficace.

Il a des capacités hors du commun, et le mieux, c’est que vous pouvez l’adapter à vos besoins pour rendre votre vie ou votre activité en ligne beaucoup plus productive.Je l’utilise à la fois personnellement et professionnellement, et je ne pourrais pas être plus heureux.

Comme on dit : la technologie ne devrait pas vous dire comment vous devriez travailler, vous devriez dire à la technologie comment vous voulez travailler.

Qu’est-ce qu’Airtable

Pour comprendre ce qu’est Airtable, il suffit d’imaginer un tableau Excel vierge.

Les plus puristes vont me taper sur les nerfs pour cela, mais au moinsen apparence c’est le plus similaire que vous trouverez, dans l’image suivante vous pouvez le voir.

Oui, Airtable est également disponible sur les appareils mobiles

Sont-ils similaires ou non ? 🙂

Airtable organise vos informations de la manière suivante:

  • Base sont les fichiers où vous stockez l’information, en suivant la similitude vous pourriez dire que ce serait un fichier Excel.

Exemples de bases dans Airtable

  • Tables.Dans chacune de vos bases, vous pouvez ajouter des tableaux pour segmenter vos informations.Les tableaux ne sont rien d’autre que les onglets classiques que l’on trouve également dans Excel.

Exemple de la base de données “Test” avec 2 tables

  • Fields.Ce terme est le plus trompeur, car bien qu’il puisse sembler se référer à une seule cellule, les champs dans Airtable sont les classiquescolonnes d’Excel.
  • Record.Ils sont l’opposé des champs, c’est-à-dire ce que seraient lesrows d’une feuille de calcul.

Champs et enregistrements d’une base Airtable

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Il y a unniveau supérieur à tous les précédents appelé team, puisque l’une des caractéristiques d’Airtable est la possibilité de partager vos bases avec d’autres personnes facilement.

Ces équipes seront simplement vues sur l’écran principal d’Airtable comme des en-têtes qui regroupent les différentes tables.

La hiérarchie est simple:

  • Équipement
    • Base
      • Tables
        • Lignes et colonnes
          • Cellules

Et l’apparence de l’application ne pourrait pas être plus intuitive, en un coup d’œil vous verrez les différentes équipes, et vous pourrez créer de nouvelles bases dans chacune d’elles encliquant sur le bouton .

L’interface d’Airtable ne pourrait pas être plus minimaliste

Je vous montrerai comment créer de nouvelles équipes et bases plus tard.

Prix de la table à air

Avec une version pour Windows, Mac, Android, iOS, et même une version web, vous pensez probablement que vous allez dépenser un paquet pour utiliser cette application.

Mais la vérité est que vous pouvez en tirer beaucoup pourcomplètement gratuit.

Airtable a un plan gratuit qui est suffisant pour la grande majorité des utilisateurs

Il existe un plan d’entrée de gamme qui vous coûtera0€ de manière permanente, sans essai ni rien de tel.

Les seules limites de ce plan sont:

  • Une limite de 1200 lignes par base,
  • Une limite de 2 Go d’espace par base,
  • Et une limite de 2 semaines de révision (historique) des modifications de votre base.

C’est-à-dire que vous pouvez créer un nombre illimité de bases (tant qu’elles ont moins de 1200 lignes)

Inscrivez-vous gratuitement à Airtable →

Mais attention, car les prix si vous voulez ajouter plus de lignes me semblent assez chers, 12$ par utilisateur et par mois.

Ne vous inquiétez pas de vous faire peur carvous n’avez pas besoin d’un moyen de paiement pour vous inscrire 🙂

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Comment créer une nouvelle équipe dans Airtable

Avant de commencer à créer des bases dans Airtable, vous pourriez vouloir créer quelques équipes pour segmenter vos informations.

Vous pouvez le faire facilement en allant à la fin de l’application jusqu’à trouver ce message et encliquant dessus.

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Fait ceci si vous faitesclic sur le nom générique qui sera créé, vous pouvez renommer l’équipe à votre goût

Et si vous faitesclic sur SHARE, vous entrerez dans les options qui vous permettront de partager les bases que vous créez dans cette équipe.

Comme vous pouvez le voir, vous avez deux options (marquées en rose):

  • Share via email où vous pouvez écrire l’email de la personne avec laquelle vous voulez partager les bases de cette équipe.
  • Ou partagez via un lien, où vous pouvez décider si toute personne ayant le lien peut rejoindre votre équipe, ou limiter l’opération du lien aux emails provenant d’un certain domaine (beaucoup plus sûr pour éviter que le lien puisse atteindre des mains inappropriées)

Dans les deux cas, vous pourrez ajouter desprivilèges aux personnes que vous partagez dans votre équipe, par exemple, en lecture seule.

Comment créer une nouvelle base dans Airtable

Lorsque vous faitesclic sur le bouton pour créer une nouvelle base de données, vous trouverez trois options:

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  • Choisissez un modèle
  • Importer une feuille de calcul
  • Commencer à zéro

Choisissez un modèle

Airtable a des dizaines de modèles de toutes les couleurs et saveurs prêts à être utilisés:

Pour les entreprises locales, les startups, l’organisation d’événements, le développement de logiciels, les services commerciaux…

Le seul inconvénient est qu’ils sont tous en anglais, donc si vous ne parlez pas couramment l’anglais, vous devrez faire quelques ajustements pour vous sentir à l’aise, mais sinon, les modèles sont la meilleure façon de commencer à découvrir tout le potentiel d’Airtable.

Voir tous les modèles Airtable →

Importer une feuille de calcul

Si vous avez déjà une feuille de calcul et que vous voulez la migrer vers Airtable (bien qu’ils ne soient pas les mêmes, pour beaucoup de travaux c’est compatible), vous devrez choisir l’optionimport to spreadsheet.

Il vous suffit d’importer le fichier CSV, ou de coller le tableau copié depuis votre Excel ou Google Sheets directement dans la case .

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Je l’ai déjà fait plusieurs fois et jusqu’à présent il a tout importé parfaitement.

Commencer à zéro

L’option pour les plus courageux

Choisissez un logo et une couleur et commencez à créer!

Comment fonctionne Airtable

Les concepteurs d’Airtable ont fait un très bon travail, le fonctionnement est donc très intuitif.

Même si vous ne connaissez pas l’anglais, vous n’aurez aucun problème pour ajouter des lignes, des colonnes ou des tableaux, les dupliquer, les supprimer, les renommer…

Mais il y a un endroit où l’on peut se perdre car les possibilités sont très variées, lapersonnalisation du type de données qui seront dans chaque colonne.

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Types de champs ou “personnaliser le type de champ “

Si vous avez créé votre nouvelle base de données à l’aide d’un modèle, vous avez déjà vu ceci.

Mais si vous avez commencé à partir de zéro, vous devez savoir que dans Airtable vous pouvez faire les colonnes (champs) de la table non seulement pour stocker du texte, mais vous pouvezchoisir d’autres comportements selon le type de champ que vous assignez..

L’exemple le plus courant est que vous échangez le texte contre une case à cocher que vous pouvez ensuite utiliser pour filtrer les lignes, mais vous pouvez également utiliser de nombreux autres champs tels que des dates ou des pièces jointes.

Pour changer le type de champ d’une colonne, vous devezcliquer sur l’en-tête de la colonne et sélectionner l’option personnaliser le type de champ

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Ceci affichera toutes les options qui existent actuellement dans Airtable.

Si tu fais défiler la page, il y en a encore plus !

  • Single line text vous permettra d’écrire une seule ligne de texte, donc si vous écrivez quelque chose et appuyez sur la touche Entrée, vous passerez à la cellule suivante.
  • AvecLong text vous pouvez écrire autant de lignes que vous le souhaitez.Pour le faire plus confortablement, appuyez sur shift barre d’espace.
  • Attachment est utilisé pour joindre tout type de fichier, des images aux PDF ou aux audios.Il suffit de les glisser et de les déposer dans la cellule, vous pouvez même ajouter plusieurs pièces jointes à la même cellule.
  • Checkbox est utilisé pour créer les tics classiques de la √ complète.
  • AvecMultiple select vous pouvez générer une petite liste d’options pour en sélectionner autant que vous voulez, par exemple, les catégories d’un article.
  • Alors qu’avecSingle select, une seule option peut être sélectionnée dans la liste que vous générez, par exemple, un niveau de priorité.
  • Collaborator est utilisé pour ajouter des personnes à une base de données, car l’une des grandes choses à propos d’Airtable est que vous pouvez facilement partager l’information.
  • Si vous choisissez un formatDate, vous pouvez sélectionner la date dans un petit calendrier qui apparaîtra dans les cellules, même avec l’heure.
  • Numéro de téléphone, Email, et URL sont utilisés pour ajouter ce type d’information.N’oubliez pas que ces cellules sont interactives, donc si vous les définissez comme un email par exemple, votre gestionnaire d’emails s’ouvrira lorsque vouscliquez dessus (note : les numéros de téléphone ne sont préparés que pour les formats américains et canadiens)
  • .

  • Number pour que la cellule ne supporte que les nombres.
  • Currency vous sera très utile lorsque vous traiterez des questions économiques, car il vous permet de choisir la devise de n’importe quel pays et la précision en décimales.
  • Percent sera utile pour ajouter des pourcentages avec la précision que vous choisissez.
  • Formula vous permettra d’ajouter des formules de manière similaire à ce que vous faites dans Excel.
  • Autonumber sert uniquement à ajouter un numéro différent à chaque ligne.Attention car cette autonumérotation n’est pas mise à jour, si par exemple vous supprimez une ligne vous pouvez passer du numéro 4 au numéro 6.
  • Avec la fonctionBarcode vous pouvez scanner des codes barres avec votre smartphone afin que la cellule charge automatiquement le numéro du code barre.

Champs avancés d’Airtable

En plus de ceux que vous venez de voir, qui sont assez simples et faciles à comprendre, Airtable a quelques champs plus avancés.

Lien vers un autre enregistrement – Lien vers une autre ligne dans un autre tableau

Lien vers un autre enregistrement – Lien vers un autre enregistrement

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Lien vers un autre enregistrement est un type de champ qui vous permettra de créer une colonne qui liera dans ses cellulesdes informations provenant des lignes d’une autre table.

Imaginez que dans une base vous avez:

  • Un tableau avec les entreprises (avec leur adresse, leur site web et d’autres données sur l’entreprise)
  • Et une table avec des contacts (avec leurs numéros de téléphone, leurs emails…et une colonne qui précise où la personne travaille)

Dans cette colonne, vous pouvez lier la ligne de l’entreprise correspondante, de sorte que lorsque vous développez ce contact, vous pouvez voir les informations de l’entreprise sans avoir à faire défiler l’autre tableau.

Et de manière analogue, dans le tableau des entreprises, une nouvelle colonne serait créée où seraient compilés les travailleurs de cette entreprise.

C’est compliqué à comprendre au début, mais si vous avez ce besoin, vous allez sûrement le comprendre immédiatement.

Si vous ne comprenez pas, c’est probablement parce que vous n’avez pas besoin de tant de puissance, alors ne vous inquiétez pas trop 🙂

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Rollup, Lookup et Count

Ce sont les options les plus compliquées, vous devez avoir établi un lien avec une autre ligne dans une autre table (section précédente) pour qu’elles fonctionnent.

Lookup sera utilisé pour afficher dans une colonne les données d’une colonne spécifique de la table que vous avez liée avec“lien vers un autre enregistrement”.

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Count vous indique le nombre de“lien vers un autre enregistrement” que vous avez inclus dans une cellule.Dans l’exemple ci-dessus, vous pourriez par exemple l’utiliser pour voir combien de personnes ont un emploi multiple.

C’est un exemple un peu idiot, mais il est bien compris, pour la gestion d’entrepôt, les ventes, etc., c’est une option qui aura beaucoup plus de sens.

Si vous ne comprenez pas il ne se passe rien, comme je vous l’ai dit au début de cet article la grâce de Airtablees qu’il s’adapte à vos besoins, si vous ne savez pas comment vous pourriez l’utiliser c’est probablement parce que vous n’en avez pas besoin, donc ne l’utilisez pas 🙂

01.

Enfin lerollup est similaire au lookup (il affiche une colonne de la table liée),mais il permet d’effectuer des calculs.

Par exemple, dans le cas de la table des contacts et de leurs emplois, au lieu d’utiliser un “lookup “ pour montrer la rue de l’entreprise, on pourrait utiliser un “Rollup “

Encore une fois, c’est un exemple stupide, mais je pense que c’est assez clair.Si vous avez eu besoin de quelque chose comme ça dans votre vie, vous saurez comment l’utiliser.

Manipulation des données

Une fois que vos colonnes sont parfaitement configurées avec leurs types de données, il est temps de commencer à les manipuler pour vous faciliter la vie.

Vous ferez cela avec les outils que vous verrez dans la zone supérieure des cellules.

Types de vues

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La première option (qui correspond par défaut à“Grid table”), correspond aux types de vues.

Si vouscliquez dessus, vous verrez que vous avez plus d’options pour afficher vos données, chacune plus impressionnante que la précédente:

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  • Grid : celui que vous avez vu tout le temps, des lignes et des colonnes de toute la vie.
  • Calendar : parfait si vous avez une colonne avec des dates, c’est la façon dont je gère mon calendrier éditorial.

Si vous cliquez sur le bouton de partage, vous obtiendrez un lien pour vous abonner à ce calendrier afin de le voir également dans votre application de calendrier préférée : BRUTAL

  • Gallery idéal pour voir efficacement les colonnes avec des pièces jointes.
  • Kanban, le classique tableau de cartes, c’est comme avoir son propre Trello à l’intérieur d’Airtable, idéal pour le suivi des statuts grâce aux données “single select”.
  • Form : vous pouvez transformer votre Airtable en un formulaire pour que les gens remplissent les colonnes pour vous, une petite alternative à Google Forms que beaucoup de gens trouveront très utile.

Actions classiques de traitement des données

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Tous les éléments que vous verrez dans les listes sont plus que connus de tous, vous pouvezhide columns, créer desfilters très professionnels en fonction de toutes les variables que vous avez dans votre base de données,group les lignes selon une colonne spécifique,order them à votre goût, etc.

Comment partager une base de données dans Airtable

Plus tôt, vous avez vu que lorsque vous créez une nouvelle équipe, vous pouvez faire en sorte qu’un certain nombre de personnes puissent accéder à toutes les bases de données qui y sont créées.

Mais dans certaines occasions, vous pouvez ne vouloir qu’une ou plusieurs personnes spécifiques pour accéder à une base de données spécifique.

Dans ce cas, ce que vous devez faire est un simpleclic sur la flèche qui apparaîtra dans le coin inférieur droit de l’icône, et choisir l’option partager

La fenêtre est la même que celle que vous avez vue lorsque vous avez créé des équipes, vous pouvez donc partager une base en suivant les méthodes précédentes (invitation par email ou invitation par lien)

Mais en plus, si vouscliquez dans la case marquée en rose appeléecréer un lien partagé vers toute la base de données, vous pouvez créer unlien(du type https://airtable.com/shrpt0GOhwIybtjef) que vous pouvez partager afin que n’importe qui puisse lire la base de données, qu’Airtable soit installé ou non.

Si vous cochez l’option “Autoriser les visualisateurs”, les gens pourront copier cette base de données sur leur Airtable.

En outre, si vous remarquez que cette base de données vous donne égalementoption d’être intégré, il s’agit donc d’une bonne méthode pour partager des informations dans votre blog.

Autorisation avancée : intégrations et sauvegardes

Comme si Airtableno n’était pas assez puissant en soi, il dispose de dizaines d’intégrations avec d’autres applications et services, soit de manière native, soit grâce à Zapier.

Voir toutes les intégrations →

N’oubliez pas qu’Airtable dispose d’un système de sauvegarde automatique (jusqu’à 2 semaines dans sa version gratuite).

Vous le trouverez encliquant sur la petite flèche de retour que vous trouverez sur le côté droit de votre table.

Airtable fait des“instantanés” automatiquement de temps en temps, mais vous pouvez les faire manuellement à partir de ce menu, par exemple si vous allez faire un changement important.

Connaissez-vous Airtable ? Pour moi, il est devenu un élément indispensable de mon organisation et de ma productivité, alors j’espère qu’il en sera de même pour vous !

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